Politique internationale de confidentialité de CertiSync

Dernière mise à jour : octobre 2025

CertiSync International Incorporated (« CertiSync International », « CertiSync », « nous », « notre » ou « nos ») s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité des informations personnelles. La présente politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons les informations par le biais de nos sites web, applications et services connexes (collectivement, les « Services »).

La présente politique est conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), à la Loi 25 du Québec et aux lois américaines applicables en matière de protection de la vie privée, y compris la California Consumer Privacy Act (CCPA) telle que modifiée par la California Privacy Rights Act (CPRA) et les lois similaires des États américains.

En accédant ou en utilisant les Services, vous acceptez les pratiques décrites dans la présente Politique.

1. Informations que nous recueillons

Nous recueillons les informations nécessaires au fonctionnement et à l’amélioration de nos Services. Les types d’informations recueillies comprennent :

• Coordonnées : nom, société, titre, adresse professionnelle, numéro de téléphone et adresse électronique.
• Informations relatives au compte et à la facturation : nom d’utilisateur, nom de l’organisation, adresse de facturation et détails de paiement (traités de manière sécurisée par un prestataire de services de paiement tiers).
• Informations sur les services : identifiants de portefeuille, documents de location et d’assurance, données de conformité et documents connexes fournis volontairement par les clients.
• Données d’utilisation du site web : type de navigateur, adresse IP, identifiants d’appareils, pages visitées et activité de session, collectées via des cookies et des outils d’analyse.
• Informations de marketing facultatives : préférences ou commentaires que vous fournissez volontairement lorsque vous vous abonnez à des mises à jour ou participez à des promotions.

Nous ne collectons pas d’informations personnelles sensibles (telles que des informations sur la santé, des données biométriques ou des numéros d’assurance sociale) et ne collectons pas sciemment d’informations auprès de mineurs de moins de 16 ans.

2. Comment nous utilisons les informations

CertiSync utilise les informations uniquement à des fins commerciales légitimes, notamment pour :

• Fournir et gérer les services que vous demandez.
• Vérifier l’identité et garantir la sécurité des comptes.
• Améliorer la fonctionnalité, la convivialité et la fiabilité de nos plateformes.
• Communiquer avec les utilisateurs au sujet de l’activité de leur compte, des mises à jour ou des avis de sécurité.
• Envoyer des communications marketing conformément aux exigences de la CASL et des dispositions américaines en matière de « désabonnement ».
• Nous conformer aux lois applicables, aux obligations légales ou faire respecter les droits contractuels.

Nous ne vendons, ne louons ni n’échangeons aucune information personnelle.

3. Cookies et analyses

Nous utilisons des cookies et des technologies similaires pour exploiter efficacement nos sites Web, analyser leur utilisation et améliorer leur expérience.

Les cookies peuvent être :

• basés sur la session, qui expirent lorsque vous fermez votre navigateur, ou
• persistants, qui restent sur votre appareil pendant une période définie.

Vous pouvez désactiver les cookies dans les paramètres de votre navigateur, mais certaines fonctionnalités risquent alors de ne pas fonctionner correctement.

Nous utilisons des outils tels que Google Analytics et des solutions d’analyse équivalentes hébergées au Canada pour mesurer l’engagement. Ceux-ci collectent des données anonymisées et agrégées et n’identifient pas personnellement les utilisateurs.

4. Partage et divulgation des données

CertiSync ne partage les informations personnelles que dans la mesure nécessaire au fonctionnement de ses services :

• Prestataires de services : des tiers de confiance qui fournissent des services d’hébergement sécurisé, de traitement des paiements, d’analyse ou d’assistance, tous liés par des accords de confidentialité.
• Clients professionnels : propriétaires ou représentants de sociétés de gestion immobilière autorisées dans le but de fournir les services contractuels.
• Conformité légale : lorsque cela est nécessaire pour répondre à des demandes légales valides ou faire valoir nos droits.

CertiSync ne partage pas de données avec des courtiers, des affiliés marketing ou des tiers non liés.

Tous les sous-traitants tiers doivent respecter des obligations équivalentes en matière de protection des données en vertu des lois canadiennes et américaines.

5. Stockage des données et transferts internationaux

CertiSync héberge de manière sécurisée tous ses systèmes et données au Canada.

Lorsqu’un accès limité par du personnel autorisé aux États-Unis ou dans d’autres juridictions est nécessaire (par exemple, pour fournir une assistance technique), CertiSync veille à ce que des mesures de protection de la vie privée comparables ou plus strictes soient appliquées dans le cadre d’accords de transfert transfrontalier de données conformes à la LPRPDE, à la loi 25 et aux lois américaines sur la protection de la vie privée.

6. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures de protection administratives, techniques et physiques robustes afin de protéger les renseignements personnels contre tout accès non autorisé, toute modification ou toute perte.
Les mesures de sécurité comprennent :

• Le chiffrement pendant le transfert et au repos
• Contrôle d’accès basé sur les rôles
• Politiques de mots de passe sécurisés et authentification multifactorielle (MFA) pour les administrateurs
• Tests et surveillance réguliers de la sécurité

En cas de violation confirmée des données, nous en informerons les utilisateurs concernés et les autorités réglementaires sans délai injustifié, conformément à la loi.

7. Conservation et suppression

Nous conservons les informations uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des objectifs décrits dans la présente politique ou conformément à la loi.

Lorsqu’une relation client prend fin, vous pouvez demander la suppression ou le retour sécurisé de vos données. Les demandes sont traitées dans un délai de 30 jours ouvrables, sauf si des obligations légales ou contractuelles exigent leur conservation.

8. Accès, correction et droits individuels

Selon votre juridiction, vous pouvez bénéficier des droits suivants :

Canada (LPRPDE / Loi 25)

• Accéder aux informations personnelles détenues à votre sujet et les corriger.
• Retirer votre consentement au traitement, sous réserve des limites légales.
• Demander la suppression ou l’anonymisation de vos données.

États-Unis (CCPA / CPRA)

Les résidents de certains États américains, notamment la Californie, la Virginie et le Colorado, bénéficient de droits supplémentaires :

• Droit de savoir : quelles informations personnelles nous collectons, utilisons ou divulguons.
• Droit de suppression : demander que nous supprimions des informations personnelles, sous réserve d’exceptions.
• Droit de rectification : mettre à jour les données inexactes.
• Droit de refus : refuser toute vente ou partage d’informations personnelles (CertiSync ne vend pas de données).
• Droit à la non-discrimination : vous ne ferez l’objet d’aucun traitement différencié pour avoir exercé vos droits.

Vous ou votre mandataire pouvez envoyer vos demandes à privacy@certisync.com. Nous vérifierons votre identité et vous répondrons dans un délai de 45 jours, conformément à la législation en vigueur.

9. Applications mobiles

CertiSync peut proposer des applications mobiles (par exemple, InsuraSync® ou VendorSync®) pour faciliter la prestation de services. Ces applications peuvent collecter des informations limitées de diagnostic et d’utilisation afin de garantir les performances et la sécurité.

Applications mobiles CertiSync :

• N’accèdent pas aux contacts, aux journaux d’appels ou aux messages.
• Peuvent demander des données de localisation uniquement lorsque cela est explicitement nécessaire pour leur fonctionnement (par exemple, cartographie des propriétés) et uniquement avec le consentement de l’utilisateur.
• Vous permettent de désactiver les permissions via les paramètres de votre appareil.

10. Confidentialité des enfants

Nos services sont conçus pour les utilisateurs professionnels et ne sont pas destinés aux enfants de moins de 16 ans. Si nous apprenons qu’un mineur a fourni des informations personnelles, nous les supprimerons rapidement.

11. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de confidentialité périodiquement afin de refléter les changements apportés à nos pratiques ou aux lois applicables.

Lorsque les mises à jour sont importantes, nous :

• publier la politique révisée sur notre site web avec une nouvelle date d’entrée en vigueur, et
• informer les utilisateurs enregistrés par e-mail avant que la modification n’entre en vigueur.

La poursuite de l’utilisation de nos services après la date d’entrée en vigueur vaut acceptation de la politique révisée.

12. Nous contacter

Pour toute question relative à la confidentialité, demande d’accès ou réclamation, veuillez contacter :

CertiSync International Incorporated
À l’attention du responsable de la confidentialité
401 Bay Street, 16th Floor
Toronto, ON M5H 2Y4, Canada

📧 compliance@certisync.com
📞 +1 (855) 535-7962

13. Avis supplémentaire pour les résidents américains

Si vous résidez aux États-Unis, les dispositions suivantes s’appliquent en plus de celles ci-dessus :

• Nous ne vendons ni ne partageons les informations personnelles telles que définies par les lois américaines sur la protection de la vie privée.
• Nous pouvons collecter des informations techniques limitées (adresse IP, identifiant de l’appareil, type de navigateur) à des fins commerciales essentielles, telles que la sécurité, la prévention de la fraude et l’amélioration des services.
• Tout traitement de données effectué aux États-Unis est soumis à des garanties contractuelles équivalentes assurant une protection conforme aux normes canadiennes en matière de confidentialité.

Vous pouvez exercer vos droits en vertu de la législation américaine applicable en envoyant un courriel à compliance@certisync.com ou en appelant notre numéro gratuit ci-dessus.